携帯連絡メールを利用するにあたり、留意点をまとめましたので参考にしてください。メールの文案については、保護者への配信メールとして適切であるか十分確認をしてください。


1 メール送信の目的を明確にする。


メールでの送信は、文書での通知文を補うものと考えられます。既に文章で通知している場合はこれが最優先されます。学校HPも含めて、その特徴を考える必要があります。また、全ての方が携帯連絡メールに登録していたりホームページを閲覧したりできるわけではないことにも留意が必要です。

2 その情報をメールで伝達するか、別の手段で伝達するかの判断をする。

「千葉市学校連絡メール配信事業実施要領」では、
(1)悪質な不審者情報

(2)災害等児童・生徒の身体の安全に係わる情報
(3)学校行事の開催予定等に関する情報

(4)その他必要と認める情報とされております。


緊急時の連絡手段の一つという側面もありますので、文書で通知することで済む場合は、メールでの送信を控えてください。一旦メールを送ると、「このような情報は、またもらえるんだ。」という気持ちになります。


3 送信する情報を整理し、できる限り1件で送信する。

昨年度発生した遅延トラブルへの対策をとりました。

具体的には、一送信の宛先が数件でも、数百件でも、一送信2分程度で完了します。
このような送信元を5組用意してありますので、昨年度に発生した遅延データを検証した場合、どの発信も10分以内に完了します。学校からの送信は情報を分割しないで、まとめて1件で送信してください。
但し、最近はスマートフォンの利用台数増加に伴う携帯会社のメールトラブルも発生しております。送信先に職員も加えて送信状況を確認しましょう。


4 送信件名に工夫する。


利用者によっては、毎日たくさんのメールを受信している方もいます。また、携帯電話の設定によりますが、送信者の表示がアドレスのみになることがあります。件名だけである程度内容が分かるような工夫や、件名や本文の頭に学校名を入れることで理解しやすくなります。

例)件名:○○小の運動会について
   本文:○○小学校からのお知らせです。本日の運動会は荒天のため延期します。


5 メールの本文はできるだけ簡潔にする。


本来、メール文は簡潔にすることがマナーと言われています。文書のような長文を送るのは避けて下さい。画面上に表示できる文字数は制限されますので、スクロールやクリックをしないと全体が読めないこともあります。スクロールしないと肝心な連絡内容が読めないようですと、相手に誤解を与えることもあります。まず最初に結論を入力し、説明を加えるのもよいでしょう。

参考)ソフトバンク:受信の初期設定が70文字の表示(クリックして全表示)

らくらくホン:「受信メール最小表示で90文字程度」あとはスクロール


6 時刻指定をした連絡はしない。


関東地方で地震等が発生した場合、サーバから送信されても、携帯会社の通信網が混雑し数時間かかる可能性があることを想定した文案で送ることが望まれます。
メールは、その性質上、利用者が手の空いた時間に開くものです。また、勤務先の場所や仕事の都合により、メールを見てもすぐに対応できない場合があることへの配慮が必要です。時刻を指定した引き取り依頼等は避けるようにします。
また、数日前の不審者情報の場合は、「○○より、本日△時、情報提供がありました。」と文頭に入れることで、「連絡が遅い。」という誤解を防ぐことができます。

 例)@悪い例…△時までに引き取りに来てください。
   Aよい例…児童の引き渡しは○時から始めます。保護者の方が引き取りにこら
    れるまで学校でお預かりします。


7 環境依存文字は使用しない。


以下に示した「PCの機種依存文字(環境依存文字)」は、携帯電話では表示できません。


例)@〜S、T〜]、_、b、`、o、p、s、~、潤A、пA、梶E・・など

  文字変換の際、「環境依存文字」と表示されるもののことをいいます。
  半角のカナ表示もメールの場合は文字化けを起こすことがあります。

8 その他


テストメールを送信する際は、テストメール送信文例を参考に十分注意して送信してください。
 
例) 件名:○○学校テストメール送信
    本文:○○学校からのテストメールです。ご確認ください。 ○○学校

<問合せ先>        

千葉市教育センター    

情報教育・広報班      

電話 285−0904